Was Einrichtungen uns am häufigsten fragen

Entscheidend ist weniger die Zahl Ihrer Mitarbeitenden oder Standorte als die Frage, wo Ihre IT unnötige Kosten, Abhängigkeiten oder administrativen Aufwand verursacht.

CompliCare richtet sich sowohl an einzelne Einrichtungen und ambulante Dienste als auch an Träger mit mehreren Standorten. Bei kleineren Organisationen konzentrieren wir uns auf wenige, wirtschaftlich relevante Bereiche – beispielsweise Lizenzkosten, Geräte oder Benutzerverwaltung. Bei größeren Trägern kommen standortübergreifende Standards, zentrale Prozesse und eine schrittweise Einführung dazu.

Umfang und Vorgehen richten sich nach der Zahl der Arbeitsplätze und Standorte, den eingesetzten Fachanwendungen, der vorhandenen IT-Struktur und Ihren internen Ressourcen.

Das CompliCare Orientierungsgespräch zeigt, wo ein Einstieg sinnvoll ist – und welche Bereiche zunächst besser unverändert bleiben.

Ja. Viele Einrichtungen, mit denen wir arbeiten, haben keine eigene IT-Abteilung.

Was Sie brauchen, ist keine Fachabteilung, sondern eine Person im Haus, die Entscheidungen mitträgt und den Alltag kennt – häufig die Geschäftsführung selbst, die Pflegedienstleitung oder die kaufmännische Leitung. Analyse, Planung, Migration und Dokumentation liegen bei uns.

Wie viel Beteiligung nötig ist, richtet sich danach, wer heute Benutzerkonten anlegt, wer Geräte beschafft und ob bereits ein externer Dienstleister im Haus ist. Gibt es eine eigene IT oder einen bestehenden Dienstleister, arbeiten wir mit ihnen zusammen statt an ihnen vorbei.

Der Aufwand auf Ihrer Seite bleibt dadurch planbar: in der Regel einige Termine für Abstimmung und Freigaben, keine dauerhafte Zusatzaufgabe im Tagesgeschäft.

Ja – wenn die Umstellung so gebaut ist, dass sich der Arbeitsalltag möglichst wenig verändert. Genau daran richten wir das Vorgehen aus.

Diese Sorge ist der häufigste Grund, warum Einrichtungen zögern, und sie ist berechtigt: In Pflege und Betreuung ist keine Zeit, nebenbei ein neues System zu lernen. Vieles ändert sich allerdings unsichtbar im Hintergrund. Wer heute E-Mails schreibt oder Dokumente ablegt, tut das nachher genauso – je nach Art der Umstellung sogar im gleichen Programm.

Wo sichtbare Änderungen anstehen, richten sich Reihenfolge und Tempo nach den Rollen im Haus: Verwaltung, Pflegedokumentation und Leitung sind unterschiedlich betroffen und werden nacheinander umgestellt.

Wir migrieren nie „auf einen Schlag“, sondern Bereich für Bereich im Tempo Ihres Teams. Wo Schulung sinnvoll ist, gibt es kurze, praxisnahe Workshops speziell für Pflege- und Sozialpersonal – und während der gesamten Umstellung einen festen Ansprechpartner für Rückfragen.

Ja. Ihre Fachsoftware bleibt, wie sie ist – wir ersetzen sie nicht.

Für Einrichtungen ist die Pflege- und Klientendokumentation das Herzstück; ein Wechsel dort wäre teuer, riskant und meist gar nicht nötig. Anwendungen, die nur unter Windows laufen, betreiben wir deshalb weiter, zum Beispiel als virtuelle Maschine.

Wie eine Anwendung künftig betrieben wird, hängt davon ab, ob sie lokal installiert ist, über einen Terminalserver läuft oder ohnehin im Browser bedient wird – und welche Vorgaben Ihr Softwarehersteller macht.

Wir prüfen jede Ihrer Anwendungen vorab und klären den Betrieb schriftlich, bevor der erste Schritt gemacht wird. Was sich nicht sauber überführen lässt, bleibt unverändert.

Für den Alltag im Sozial- und Pflegebereich in aller Regel nicht. Eine 1:1-Kopie jeder Microsoft-Funktion versprechen wir aber nicht.

E-Mail, Dokumente, Kalender, gemeinsame Dateiablage und Videokonferenzen decken die offenen Lösungen zuverlässig ab – genau das, was in Verwaltung, Leitung und Pflegeorganisation täglich gebraucht wird. Kritisch wird es erfahrungsgemäß nur bei Spezialfällen, etwa gewachsenen Tabellen mit Makros oder festen Schnittstellen zu Fachanwendungen.

Welche Funktionen unverzichtbar sind, ermitteln wir nicht am Reißbrett, sondern in Gesprächen mit den Menschen, die täglich damit arbeiten. Danach richtet sich, was ersetzt, was nachgebaut und was unverändert beibehalten wird.

Wo eine Spezialfunktion unverzichtbar ist, behalten wir sie bei – notfalls samt bisheriger Lizenz für die betroffenen Arbeitsplätze. Der Rest der Einrichtung profitiert trotzdem.

Dann läuft Ihr Betrieb weiter, weil kein Schritt ohne Rückweg gemacht wird.

In einer Einrichtung kann die IT nicht für einen Tag stillstehen: Dienstpläne, Dokumentation und Abrechnung müssen laufen. Vier Dinge sichern das ab: Parallelbetrieb (altes und neues System laufen gleichzeitig, bis alles passt), eine vollständige Backup-Strategie vor jedem Schritt, ein Rollback-Plan (jede Änderung lässt sich rückgängig machen) und ein persönlicher Ansprechpartner während der gesamten Umstellung.

Wie lange parallel betrieben wird, richtet sich nach der Kritikalität des jeweiligen Systems: bei Pflegedokumentation und Abrechnung deutlich länger als bei einer internen Dateiablage.

Umgestellt wird außerdem in kleinen Etappen und wo möglich außerhalb der Kernzeiten. Verzögert sich eine Etappe, betrifft das einen abgegrenzten Bereich, nicht das ganze Haus.

Ehrlich gesagt lässt sich das erst nach der Analyse seriös beziffern. Erste spürbare Ergebnisse gibt es aber meist innerhalb weniger Wochen.

Einrichtungen brauchen Planbarkeit, keine offenen Großprojekte. Wir arbeiten deshalb bewusst schrittweise statt mit einem riskanten Stichtag: erst Analyse und Planung, dann Migration in Etappen, jeweils abgesichert durch Parallelbetrieb und Backups.

Die Dauer hängt an der Zahl der Arbeitsplätze und Standorte, der Zahl der Fachanwendungen, dem Zustand der bestehenden Server und daran, wie viel Zeit Ihr Team im laufenden Betrieb einbringen kann.

Den Zeitplan legen wir gemeinsam nach dem Orientierungsgespräch fest – in Etappen, die einzeln abgeschlossen und einzeln bewertet werden. Sie entscheiden nach jeder Etappe neu, ob und wie es weitergeht.

Dann sind Ihre Daten davon nicht betroffen. Sie liegen nicht auf dem einzelnen Gerät, sondern auf den zentralen Systemen.

In der Praxis ist ein defekter Rechner im Dienstzimmer kein IT-Thema, sondern ein Zeitproblem: Die Schicht muss weiterarbeiten. Ein Linux-Arbeitsplatz ist deshalb schnell wieder einsatzbereit. Wir spielen das System auf ein Ersatzgerät auf, Sie melden sich an und finden Ihre Umgebung genauso vor wie zuvor.

Wie schnell das geht, hängt davon ab, ob Ersatzgeräte vorgehalten werden und ob die Arbeitsplätze standardisiert eingerichtet sind. Beides klären wir bei der Planung.

Weil die Installation automatisiert abläuft, wird aus einem Hardwaredefekt eine kurze Unterbrechung statt eines Notfalls – und Ersatzgeräte müssen meist nicht neu gekauft, sondern nur bereitgelegt werden.

Nein. Das wäre das Gegenteil dessen, wofür wir arbeiten: Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Vertragsbindung.

Die Sorge ist verständlich. Wer gerade merkt, wie teuer die Abhängigkeit von einem großen Anbieter geworden ist, will sie nicht gegen eine kleinere eintauschen. Wir setzen deshalb auf offene Standards und Open-Source-Lösungen, die Ihnen gehören und die jeder Fachbetrieb warten kann.

Wie viel Sie selbst übernehmen, entscheiden Sie: von der vollständigen Betreuung durch uns bis zur eigenständigen Administration durch Ihr Team ist alles möglich, abhängig davon, welche Kenntnisse im Haus vorhanden sind oder aufgebaut werden sollen.

Alles, was wir einrichten, ist vollständig dokumentiert und liegt bei Ihnen. Sollten Sie sich je anders entscheiden, sitzen Ihre Daten und Ihr Wissen in Ihrem Haus, nicht in unserem.

Dann ändert sich an Ihrer IT erst einmal gar nichts. Sie läuft einfach weiter.

Weil wir auf offene Standards und vollständig dokumentierte Systeme setzen, können ab dann Ihre eigene IT oder ein beliebiger anderer Dienstleister Betrieb und Updates übernehmen. Sie müssen dafür nichts umbauen und nichts neu lizenzieren.

Was die Übergabe umfasst, hängt vom Umfang ab: Systemdokumentation, Zugangsdaten, Konfigurationen und laufende Verträge übergeben wir vollständig, bei mehreren Standorten zusätzlich die Übersicht über zentrale Dienste und deren Abhängigkeiten.

Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine versteckte Bindung. Der Wartungsvertrag ist optional und lässt sich jederzeit beenden.

Ja. Die Lösungen, die wir einsetzen, sind produktionsreif und millionenfach erprobt – auch bei Behörden, Krankenhäusern und Konzernen.

Hinter der Frage steckt meist eine andere: Kann etwas taugen, das nichts kostet? Bei Nextcloud, Thunderbird oder Proxmox ist der Quellcode öffentlich einsehbar, wird von einer großen Gemeinschaft geprüft, und Sicherheitslücken werden oft schneller geschlossen als bei kommerziellen Produkten. Professionellen Support gibt es ebenso, nur eben nicht exklusiv von einem einzigen Anbieter.

Welche Lösung passt, entscheiden wir nicht nach Ideologie, sondern nach Ihren Anforderungen: Zahl der Nutzer, benötigte Schnittstellen, Anforderungen an Verfügbarkeit und Nachweispflichten.

Wo Open Source technisch nicht überzeugt, empfehlen wir sie nicht. Kommerzielle Komponenten bleiben ausdrücklich möglich, wenn sie die bessere Lösung sind.

Ja – und Datenschutz ist einer der Hauptgründe für unseren Ansatz.

Klientendaten, Fallakten und sensible Kommunikation unterliegen bei außereuropäischen Anbietern fremdem Recht, unabhängig davon, wo deren Server stehen. Für Einrichtungen ist das kein theoretisches Problem: Es sind genau die Daten, nach denen Aufsichtsbehörden, Prüfer und Fördermittelgeber fragen. Wir richten deshalb einen DSGVO-gerechten Betrieb auf europäischer Infrastruktur ein, auf Wunsch auf Systemen im eigenen Haus, und liefern die auditierbare Dokumentation mit: Verarbeitungsverzeichnis, technische Schutzmaßnahmen und Löschkonzepte.

Wie weit diese Dokumentation reicht, richtet sich nach Ihrer Trägerform, den bestehenden Verträgen zur Auftragsverarbeitung und danach, ob bereits ein Datenschutzbeauftragter eingebunden ist.

Verantwortlich für die Verarbeitung bleibt Ihre Einrichtung, das lässt sich nicht auslagern. Unsere Aufgabe ist es, die technische Grundlage und die Nachweise zu liefern, damit Sie im Prüfungsfall belegen können, was Sie tun.

Dort, wo Sie es wollen – und Sie wissen jederzeit genau, wo das ist.

Häufig betreiben wir die zentralen Dienste wie Cloud, Mail und Benutzerverwaltung als eigene Systeme im Haus der Einrichtung. So verwalten Sie Ihre Daten selbst und sind nicht davon abhängig, was ein externer Anbieter mit seinen Servern, seinen Nutzungsbedingungen oder seinen Preisen entscheidet.

Ob Betrieb im eigenen Haus, in einem deutschen Rechenzentrum oder gemischt sinnvoll ist, hängt von Ihren Räumlichkeiten, der Internetanbindung, den Anforderungen an die Verfügbarkeit und Ihren internen Ressourcen ab.

Wo eigene Hardware nicht sinnvoll ist, haben wir langjährige, zuverlässige Partner an der Hand, die Speicherplatz und Rechenleistung kurzfristig bereitstellen: auf europäischer Infrastruktur und mit klaren Verträgen.

In den seltensten Fällen. Meist können Sie Ihre vorhandene Hardware sogar länger nutzen als geplant.

Bei den Clients gilt: Während Windows 11 funktionierende PCs aufgrund neuer Hardware-Mindestanforderungen für veraltet erklärt, laufen dieselben Geräte mit Linux oft noch viele Jahre zuverlässig weiter. Bei den Servern kommt ein zweiter Effekt dazu: Fallen die ressourcenhungrigen Windows-Server weg, sinkt der Bedarf an Rechenleistung deutlich, sodass vorhandene Server meist völlig ausreichen.

Ob ein Gerät weiterläuft, entscheidet sich nach Alter, Arbeitsspeicher und Einsatzzweck. Diese Bestandsaufnahme gehört zur Analyse und liefert Ihnen nebenbei eine belastbare Geräteübersicht.

Das spart schnell tausende Euro pro Einrichtung, verteilt Ersatzbeschaffungen über mehrere Jahre statt sie zu bündeln – und schont nebenbei die Umwelt.

Aus Ihren eigenen Zahlen, nicht aus Beispielrechnungen anderer Einrichtungen.

In der Analyse stellen wir Ihre laufenden Lizenz-, Wartungs- und Hardwarekosten den Kosten der Umstellung und dem späteren Betrieb gegenüber. Daraus ergibt sich, ab wann sich die Umstellung trägt.

Wie schnell das der Fall ist, hängt vor allem an drei Punkten: der Höhe Ihrer heutigen Lizenzkosten, dem Alter Ihrer Hardware und bestehenden Vertragslaufzeiten, die zunächst weiterlaufen.

Ergibt die Rechnung kein überzeugendes Bild, sagen wir Ihnen das. Die Erstanalyse ist kostenlos und verpflichtet zu nichts.

Das Orientierungsgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Die Umstellung selbst rechnen wir individuell und in Absprache mit Ihnen ab.

Pauschalpreise nennen wir bewusst nicht, weil sie in diesem Bereich fast immer falsch sind: zu hoch für einen einzelnen ambulanten Dienst, zu niedrig für einen Träger mit mehreren Standorten.

Der Preis richtet sich nach der Zahl der Arbeitsplätze und Standorte, nach Zahl und Art der Fachanwendungen, nach dem Zustand der bestehenden Systeme und danach, wie viel Ihr Team selbst übernimmt.

Sie bekommen ein Angebot, bevor Arbeit anfällt, und wir schneiden die Umstellung in Etappen, die einzeln beauftragt werden können. Nach der Umstellung gibt es einen optionalen Wartungsvertrag; nutzen müssen Sie ihn nicht.

Oft ja. Pauschal zusagen lässt es sich nicht, weil Programme regional unterschiedlich und zeitlich begrenzt sind.

Digitale Souveränität und der Einsatz von Open Source werden von immer mehr Förderprogrammen aktiv unterstützt. Die Hürde für Einrichtungen ist dabei selten das Programm selbst, sondern der Nachweis: Anträge scheitern häufiger an fehlender technischer Dokumentation als an der Sache.

Welche Programme in Frage kommen, hängt von Bundesland, Trägerform und Schwerpunkt des Vorhabens ab; Digitalisierung, IT-Sicherheit und Pflegeinfrastruktur werden unterschiedlich gefördert.

Wir helfen bei der Antragstellung, der technischen Dokumentation und dem Nachweis gegenüber den Fördermittelgebern. Klappt eine Förderung nicht, bleibt die Umstellung trotzdem wirtschaftlich: Die Förderung verbessert die Rechnung, sie trägt sie nicht.

Ja. Wir verschwinden nicht, sobald die Migration abgeschlossen ist.

Gerade die ersten Wochen danach entscheiden darüber, ob ein System im Alltag angenommen wird. Für Fragen, Probleme und Anpassungen bleiben wir erreichbar.

Wie eng die Betreuung ausfällt, richtet sich danach, ob eigene IT-Kenntnisse im Haus vorhanden sind, wie kritisch die betroffenen Systeme sind und welche Reaktionszeiten Sie brauchen.

Der optionale Wartungsvertrag regelt die laufende Betreuung. Er ist freiwillig, ohne Mindestlaufzeit und lässt sich anpassen, wenn sich Ihr Bedarf ändert.

Mit einem kostenlosen CompliCare Orientierungsgespräch von rund 30 Minuten.

Sie bekommen darin eine ehrliche Einschätzung Ihrer Situation – auch dann, wenn sie lautet, dass eine Umstellung bei Ihnen gerade nicht sinnvoll ist.

Was danach folgt, richtet sich nach dem Ergebnis: Auf Wunsch durchleuchten wir in einer kostenlosen Erstanalyse Ihre IT-Landschaft, zeigen Einsparpotenziale und Datenschutzrisiken und legen einen klaren Fahrplan vor.

Bis dahin entstehen Ihnen keine Kosten und keine Verpflichtung. Erst danach entscheiden Sie, ob und in welchem Umfang es weitergeht.