Ihr Budget gehört der Betreuung,
nicht den Lizenzen

Vier Themen, die Ihren
Handlungsfreiraum einschränken.

In den meisten Einrichtungen ist die IT organisch mit den Anforderungen gewachsen. Mit der Zeit entziehen sich dabei Kosten, Abhängigkeiten und Anforderungen zunehmend der eigenen Planung.

Steigende IT-Kosten belasten Ihr Budget

Steigende Lizenzkosten bei unverändertem Bedarf

Software einmal kaufen und über Jahre nutzen ist kaum noch eine Option, die Hersteller stellen konsequent auf Abomodelle um. Die Gebühren dafür werden immer häufiger erhöht, ohne dass für die Einrichtung ein entsprechender Mehrwert entsteht. Statt einer planbaren Investition entstehen laufende Kosten, die jemand anderes festlegt.

Funktionierende Hardware muss ersetzt werden

Hohe Ausgaben für neue Computer beim Wechsel auf Windows 11

Neue Systemanforderungen können Investitionen erzwingen, obwohl vorhandene Arbeitsplätze technisch noch voll ausreichen. Mit dem Support-Ende von Windows 10 betrifft das viele Einrichtungen gleichzeitig und trifft auf Budgets, die dafür nicht vorgesehen waren.

Hersteller­abhängigkeiten begrenzen die Handlungs­fähigkeit

Wer die Systeme kontrolliert, bestimmt über Kosten und Verfügbarkeit

Wer Daten, Systeme und Verträge nicht frei übertragen kann, ist bei Preisen, Produkten und Dienstleisterwechseln nur eingeschränkt entscheidungsfähig. Preisanpassungen und Produktänderungen lassen sich dann kaum verhandeln, sondern nur mitgehen. Hinzu kommt: Wesentliche Teile Ihrer IT liegen in fremder Hand. Wie die jüngste Vergangenheit zeigt, können politische Spannungen dazu führen, dass Dienste eingeschränkt oder abgeschaltet werden – ein Ausfallrisiko, das über Ihre Arbeitsfähigkeit entscheidet, ohne dass Sie es beeinflussen können.

Sicherheits­lücken gefährden Betrieb und Ansehen

Ohne geprüfte Backups kein verlässlicher Wiederanlauf

Historisch gewachsene Systeme, ungetestete Backups und unklare Zuständigkeiten machen angreifbar: Ein Ransomware-Vorfall bedeutet Kontrollverlust über die eigenen Daten und beschädigt das Vertrauen von Klienten, Angehörigen und Trägern. Schon kleinere Störungen im Alltag kosten Mitarbeitende Zeit, die in der Betreuung fehlt – und wenn Prüfer Nachweise verlangen, sind sie ohne strukturierte IT nur mühsam zu erbringen.

Was Ihnen die Umstellung
konkret bringt.

Die Vorteile greifen ineinander: Wer Lizenzen, Systeme und Abläufe wieder selbst in der Hand hat, spart nicht nur Geld, sondern gewinnt auch Sicherheit, Nachweisbarkeit und Zeit für die eigentliche Arbeit.

Deutlich gesunkene Lizenzkosten

Wo wir umstellen, treten offene Lösungen an die Stelle lizenzpflichtiger Software: Die Abogebühren dafür entfallen, und was bleibt, ist ein Budget, das Sie selbst planen können.

Vorhandene Hardware läuft weiter

Geräte, welche die Anforderungen von Windows 11 nicht erfüllen, laufen mit Linux in der Regel noch viele Jahre zuverlässig weiter, ganz ohne Neuanschaffungen.

Reduzierte Abhängigkeiten

Offene Standards und dokumentierte Systeme halten Daten, Dienste und Verträge übertragbar. Sie bleiben bei Preis- und Produktänderungen entscheidungsfähig – auch uns gegenüber.

DSGVO-gerechter Betrieb

Zentrale Dienste auf eigener oder europäischer Infrastruktur, mit auditierbaren Nachweisen für Aufsicht, Prüfer und Fördergeber.

Optimierte Prozesse

Stabilere Systeme und klarere Abläufe: Zeit, die heute in Störungen und Nachfragen geht, steht wieder für die Betreuung zur Verfügung.

Mehr Sicherheit im Betrieb

Gepflegte Systeme statt historisch gewachsener Altlasten, regelmäßig getestete Backups und klare Zuständigkeiten. So bleiben Sie auch nach einem Ransomware-Vorfall handlungsfähig.

Echte Ergebnisse.
Klare Zahlen.

Fallbeispiel · aczepta Sozialbetriebe GmbH · Altenpflege & Sozialpsychiatrie

5 Standorte, 400 Mitarbeitende

–82% Infrastruktur-Lizenzkosten

37.000 € Ersparnis pro Jahr

0 Ausfallzeiten während der Migration

Ausgangslage

• Virtualisierung, E-Mail und Backup über lizenzpflichtige US-Software
• Jährliche Lizenzkosten: ca. 45.000 €
• Ständige Kostenerhöhungen durch die Hersteller
• Funktion zentraler Systeme abhängig von ausländischen Anbietern

Nach der Migration

• Freie Virtualisierungsplattform, Pflegesoftware läuft als VM weiter
• Cloud, Mail und Benutzerverwaltung als zentrale Dienste im eigenen Haus
• Jährliche Lizenzkosten: nur noch ca. 8.000 €
• Alle Daten stehen auf den neuen Systemen bereit, ganz ohne Betriebsunterbrechung

„Wir hatten großen Respekt vor einem Systemwechsel im laufenden Betrieb und haben ihn lange vor uns hergeschoben. Rückblickend waren unsere Sorgen unbegründet. Die Umstellung verlief reibungslos und heute haben wir eine Lösung ganz ohne ständig steigende Lizenzkosten.“

Dennis Rahneberg, Geschäftsführer, aczepta Sozialbetriebe GmbH

Praxisbericht lesen

Zugeschnitten auf
Ihre Einrichtung.

Jede Einrichtungsart hat eigene Strukturen, Finanzierungslogiken und IT-Anforderungen. Wir kennen die Unterschiede – und sprechen Ihre Sprache.

Pflegeunternehmen & ambulante Dienste

Pflegedokumentation, Abrechnung und Kommunikation mit Angehörigen laufen über Systeme, die verfügbar bleiben müssen – bei hoher Datensensibilität und knappen Budgets.

Pflegeheime Ambulante Dienste Hospize

Sozialbetriebe & soziale Dienste

Mehrere Standorte, gewachsene Strukturen und unterschiedliche Finanzierungsquellen – das erfordert eine IT, die sich zentral steuern und gegenüber Kostenträgern belegen lässt.

Eingliederungshilfe Sozialpsychiatrie Werkstätten

Kitas & Kinderbetreuung

Kinderdaten, Elternkommunikation und Verwaltungssoftware bei sehr kleinen Verwaltungsteams: Lösungen müssen datenschutzkonform und im Alltag einfach zu bedienen sein.

Kitas Krippen Horte

In sechs Schritten –
ohne Überraschungen.